讀者問題：
中小企老闆Keith：Microsoft專家你好！我一直有看這裡的文章，十分實用。今次想請教文件處理問題 – 我們公司成立了5年，由最初的3人到現在有20多人，但公司的文件系統變得很混亂。
以前人少時，我們的計劃書、報價單、採購單等都是用word存放在同事自己的電腦中，而請假紙、報銷等就用實體紙張，初時存放當然沒問題；但隨著同事越來越多，他們說很難找回舊文件作參考 (每個人的格式、排序方法都不同)，而公司亦沒有地方放置實體文件。
請問專家有甚麼方法改善這個情況？謝謝！
Microsoft專家教路
Keith你好，多謝你的支持！文件處理是中小企最不想面對的問題之一，因為感覺上不能帶來收入，又是一個工作量大的繁複工作。不過，做好文件處理可大大增強同事的工作效率，而且有助公司士氣，因此值得正視。
我推介 Microsoft合作夥伴 K-Solve的「一站式公司文件方案」，結合 Microsoft 365及 Dynamics 365的功能，協助你解決幾個文件處理的煩腦：
1. 採用雲端系統，集中管理及保護文件
首先，系統將你的所有文件存放在雲端，方便同事搜尋及分享使用。此外，你更可設定文件的私隱級別，選擇有瀏覽權限的人士，並有瀏覽及下載記錄，以保護公司的機密資料。
此外，若同事使用電郵傳送文件，有機會錯手刪除重要的文檔，而雲端系統則可避免這種錯誤，即使文件被刪除亦可進行回復。
2. 電子表格取代實體紙張
香港地寸金尺土，若公司需要地方放置實體文件，確是價值不菲。K-Solve的系統能提供不同類型的電子表格，例如請假、報銷單據、採購單、公司book房、外勤紀錄等，上司可經電郵完成批准，加上系統以 Microsoft Office 365為基礎，同事亦容易上手，因此方便好用。
3. 一定要實體紙張… 也可以！
有些經營多年的公司或會表示：員工已經沿用手寫表格幾十年，要他們轉用電子表格很難… 沒問題！K-Solve的系統支援「紙張圖像擷取 (Paper image capture)」功能，同事可以用手機為手寫表格拍照及上載，系統就會將內容轉為電子表格。這個功能非常適合轉型的中小企！
若你想了解更多關於 Microsoft Dynamics 365及 K-Solve系統的詳情，或者有其他營運疑難想問問專家，歡迎你於下方留言、或以 Come Know x Microsoft一對一電話專線查詢吧！
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