工作上與人合作，不時都需要提醒或催促一下別人要準時交貨，對方可能是你的同事或供應商，甚至是不能得罪的客人和老闆！那麼，到底用英文催人要怎麼寫才會做到有效果、卻又不失禮貌？首先，你要分清 3 大情景，就可以見招拆招！
情景 1：及早提醒
如果現在仍是月中，你想看看對方在月底能否完成，你可以說：
- Grateful for your interim reply if we could receive {name of the file/ goods + quantity} from your end by {date, e.g. April 25}?
煩請先告知我們是否可在 {日期，如4月25日} 前，收到 {文件 / 貨品名稱及數量}？
使用以上句子，你不單可以先在書面上與對方建立共識的交收時間，甚至可幫助自己採取主動，先定立對方預計要交件的日期。另一方面，「interim reply」為對方在過程中預留空間，若之後有機會更改日期，你亦表示尊重。
日期方面，你要緊記提醒雙方是以工作天 (working days) 計算，而不是以日期 (calendar days) 為準，而往後要改日期，須留意交收日子必須是雙方同意的 (a due date mutually agreed)。
情景 2：死線在即
若你與對方預定在今個星期五交收文件，而今天已經是星期四，你仍未收到任何消息；你想確保準時收件，可以這樣寫：
- Please be gently reminded that we are expecting your {name of the file/ goods + quantity} by {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}.
溫馨提示，我們預定會在 {日期及時間，如：[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時，[紐約時間] 同日零晨 1 時} 之前，收到你的 {文件 / 貨品名稱及數量}。
當時間愈迫切，你必須準確說明交收時間，有助避免延誤，你亦可使用明確的語氣，讓對方感受到時間迫切性。如果對方身處外地，你可以同時列明香港時間及對方的海外時間，以減少往後爭論。
另外，我們在中文常說的「溫馨提示」，在英文中並非「warm reminder」，而應該使用「gentle / friendly reminder」，或者在句子開首寫「As a gentle / friendly reminder, …」，然後交代重點。
情景 3：死線已過
大家最不想發生的情況，就是死線已過、卻未收到文件。這情況下，你要留意對方的身份及事情的發展，再決定以下哪種語氣較適合：
客氣提醒
- I am afraid we have yet to receive {name of the file/ goods + quantity} due yesterday {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}. Kindly revert to us the time you sent it/ them out, which would help us cross-checking any potential causes of the miss.
溫馨提示，我們預定會在昨天 {日期及時間，如：[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時，[紐約時間] 同日零晨 1 時} 或之前收到你的 {文件 / 貨品 名稱及數量}，可惜現時仍未收到。請告知寄出時間，以便我們覆核可能遺漏之處。
專業催促，不失大體
- We look forward to your favourable reply on your earliest rescheduled submission/ delivery date of the {name of the file/ goods + quantity} , preferably no later than this {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}. Otherwise, we could not but to …
期待你在 {日期及時間，如：[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時，[紐約時間] 同日零晨 1 時} 或之前回覆你最快可寄出 {文件 / 貨品名稱及數量} 的時期。否則，我們將會…..