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近期香港疫情變得更嚴峻，很多公司盡量將員工安排在家工作，或者同事們輪流上班。面對如此不確定的情況，公司管理層除了為電腦設備、文件儲存等安排而頭痛，而且在日常管理、業績考勤等方面亦要費煞思量。
今次，我們就分享 6 個提高遠程團隊效率的方法，協助大家盡快適應這個辦公新時代！
1. 關注工作成效，而不是工作時間
在辦公室時，管理層往往能「看」到同事們是否在座位上工作；但當大家不在自己視線範圍內時，老闆們就擔心同事們是否有認真工作？有否偷懶？
很多人認為同事乖乖坐在辦公桌前就是正在工作，其實不是一個很好的判斷，反而應該專注於員工所創造的價值：相比起員工的有否每天做滿 8 小時，倒不如留意他們的生產量及質素，舉例你為同事設定了一些目標 (例如：做好一份計劃書、聯絡 10 個客人等)，而他們能否如期完成高質量的成果。
要記得，質素比數量更重要。
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3. 更明確分工和制定負責人
若公司平日的項目由 2 人或以上負責的話，管理層最好收窄為一位主要負責人，特別是有多階段里程的項目，由這位負責人向你匯報工作。這樣能避免幾個人同時做一件事，或者出現問題時互相卸責。
此外，每項工作都要有明確分工，例如同事 A 負責採購、同事 B 負責財務等，減少工作重疊或者無人負責而造成混亂，亦能更容易了解工作成效。
4. 定期安排視像會議，每日匯報工作進度
由於團隊分散工作，因此溝通就變得更重要。主管應該定期安排視像或電話會議，例如每月一次全體會議、每週一次管理層會議等，確保大家工作同步。
此外，主管與同事最好每日有一次短會議，讓下屬匯報工作進度，一來上司更能掌握同事們的成果，對下屬在心理上更信任；二來同事也會養成每日匯報的習慣，日後即使回到辦公室的正常環境，也會培養出更好的責任感。
5. 定好視像會議規則，事先安排主持人及流程
這幾年大家慢慢熟悉使用視像會議軟件，但有時軟件會有故障或系統更新，到了開會時就出問題。故此，主管可以事先安排每個會議主持人及流程，由主持人在開會前先測試軟件操作，並提醒參加者檢查網路連線是否穩定、電腦電量是否充足等，並提早10分鐘加入及測試。而主持人亦要負責會議流程，提醒同事發言及控制時間等。
此外，管理層亦應該清楚講明會議規則，好像同事需要開鏡頭 (不能穿睡衣出席)、如非發言不要長期開著咪高峰 (會收入背景嘈音)、發言前要按「舉手」功能或輸入文字訊息等，確保會議順暢。
6. 頻繁地獲取員工反饋，每週發布「新聞」
由於團隊間少了溝通，因此上司就要更頻繁地了解員工的想法，進行視像會議時可以多問同事的感受，以了解他們在家工作有否遇上困難。你亦可以組織一些較輕鬆的線上活動，例如在線一起午餐、玩一些小遊戲等，令員工在工作以外保持聯絡，保存團隊的信任和默契。
此外，公司可以定期用電郵或即時訊息發放一些內部新聞，好像最近完成的項目、同事的分享感言、將會展開的項目、有趣的案例或點子等，也可以徵求同事們「投稿」，令在家工作的員工也能從中緊貼公司動向，保持歸屬感。
同事在家工作，應如何管理？6招組建高效團隊
撰文：Ray
圖像設計：Hillie