公司營運及管理

中小企有大大小小的項目 Project，你又有沒有犯過以下常見的項目管理錯誤？ <ol>
<li>訂立不明確的目標和Deadline，令完成日期一拖再拖，管理層亦不能妥善監察及跟進項目進度。</li>
<li>人力資源分配失當，某些同事負責的部份太多，形成「塞車」。</li>
<li>沒有善用項目管理工具，令項目資料變得混亂，不但負責同事無所跟從，即使想回顧分析亦無從入手。</li>
</ol> 專家教路 其實要解決上述疑難，我們應該用第3點「善用項目管理工具」做起，因為一套理想的項目管理系統，可幫助中小企去規劃、執行、監察及分析每個項目。今次介紹的 PROJECTotal 系統，正是從多方面方面支援項目經理 (Project Manager)的工作。 PROJECTotal系統由 tForce Technologies開發，目標是以簡單易用的平台及介面，令項目經理更易管理Project之餘，有份參與的同事亦方便溝通交流，特別適合開發新產品或科技初創公司使用。 規劃階段 – 簡單策劃，注重交流PROJECTotal以 Portal 形式展示，讓項目經理可以制定項目進度表、完成日期等資料，詳盡記錄不同文件。而在同事使用方面，系統採用多個 Microsoft的產品，好像Teams、Yammer及SharePoint等，可讓項目成員共用和管理內容、提出意見，並透過內部系統交流訊息，提升工作效率。 如果項目當中有敏感資料，項目經理可啟動版權管理服務 (RMS)，保護重要的檔案及文件。

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執行階段 – 分配工作，緊盯進度這個階段最重要是分配人手及留意進度，你可利用Staff Hub編排人手，並以 Flow去建立某些自動化流程，例如同事完成某個階段，就會自動通知項目經理。你亦可隨時觀看同事的Timesheet，以得知不同進度所需的時間及資源，以便能準時完成項目。

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監察及分析 – 避免超支對於中小企來說，這個往往是最難、又最不願處理的工作：到底這個項目，我是賺錢還是蝕錢？收入能否扺銷人力和支出？ 有了PROJECTotal的Power BI及 Graph API功能，系統會自動產生不同資源的excel圖表，助你輕鬆監察及控制項目的預算及支出，亦統計出人力資源的運用，就能避免超支、同事負擔過重的問題了。

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中小企有大大小小的項目 Project，其實應該由「善用項目管理工具」做起，因為一套理想的項目管理系統，可幫助中小企去規劃、執行、監察及分析每個項目。

3個常見的項目管理錯誤，你又有無犯過？

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