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通常員工人數少於 5 名的中小企都會選擇由老闆自己負責人手用Excel計糧，不但可以節省 payroll system 和 payroll outsourcing 的費用，而且老闆更可熟悉内部運作和資金去向，以作更好的業務發展和人手安排計劃。
在開始計算 payroll 前，需要整理好員工的當月的薪酬資料，包括員工的賬戶資料工資表、出勤記錄 (timesheet) 、請假記錄等等。特別是計算時薪員工的薪酬，員工的出勤記錄，包括遲到、早退、進餐時間等等都會影響薪酬數目。Microsoft Excel 就有免費提供一些員工薪酬計算模板，方便僱主們在手動計算 payroll 前，核對和準備好員工的相關資料。
Total Relevant Income 中文是有關入息或工資總額，即是員工在扣除強積 (簡稱 MPF) 前所得的薪金總額，工資總額應包括僱主以金錢形式已支付或須支付予員工的工資薪金、假期津貼、費用、佣金、花紅、獎金、合約酬金、賞錢、津貼等等。
香港法例規定所有合資格僱員均須參加強積金計劃，所以需要從總工資額扣除強積金供款。供款額為僱員有關入息 (總工資) 的 5%，上限為 HK$1,500。詳細的 MPF 計算方法可瀏覽積金局網站。
總工資扣除強積金供款額後，就是僱主需要支付給僱員的淨工資，而僱主需於工資期 7 天內出糧。
僱主的稅務責任包括保存僱員的薪酬記錄，及向每年向稅務局申報支付給僱員的薪酬，僱主需準備報稅的資料以填寫年度 IR56B 等稅務文件。
僱主需要將薪金支出的款項記帳分錄，以方便日後公司業務的核數和報稅用途。另外除非員工數目或支薪模式有所更改，否則每個薪資期的款項都應該相約，如有特別大的差別，需考慮交由專業人士查核。
如無意外已經完成數字上的計算，但因爲人手計算比使用 payroll system，發生錯誤的機會更高，所以在正式發放 payslip (俗稱糧單) 前，要再加以覆核數字以確保計算正確而且輸入無誤。
僱主可以選擇以支票或自動轉賬到員工指定的賬戶，並附上 payslip 讓員工清楚知道薪酬的計算方式，MPF 的供款細項及其他相關薪酬信息，Microsoft Excel 也有不同的 payslip 模板供僱主參考使用。
僱主向僱員匯款後，可以核對薪酬記帳記錄及支薪銀行的賬戶記錄，確保薪金金額和收款人正確。有時侯因為帳戶名字或號碼與記錄有別而未能成功支帳，如有任何差異，應重新計算並立刻修正。
核對 MPF 供款資料，確保在每月 10 號之前提交僱主主和僱員的強積金供款。
以上 10 個人手計算 payroll 的步驟可供中小企僱主參考，另外因應運作情況，都會出現比較複雜的薪酬計算，例如平均日薪、病假薪酬等等，這些突發的薪酬項目都會花費不少的時間去計算和核對。如有進一步的疑問，我們亦有適合中小企使用的簡易軟件，減輕中小企老闆的繁重工作，詳情歡迎向我們免費查詢專業意見：https://bit.ly/3oXAueg
本文章由 Six People Map 提供
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